Главная страница и регистрация
Для электронной копии сохраните главную страницу паспорта и страницу с регистрацией.
Какие бумажные и электронные копии документов подготовить перед отправкой на СВО
Заранее сделайте бумажные и электронные копии основных документов. В первую очередь стоит проверить паспорт, документы об образовании и квалификации, сведения о трудовой деятельности, семейные документы и другие бумаги из вашего списка. Точное количество экземпляров и необходимость заверения лучше уточнить там, где будет проходить оформление.
Копия паспорта
Какие страницы паспорта копировать заранее
Для паспорта полезно иметь резервную копию, но объём копирования может отличаться. Минимально проверьте главную страницу и регистрацию, а если нужен полный комплект — сохраните страницы, на которых есть внесённые сведения.
С чего начать
Копия паспорта
Все страницы с внесёнными данными
Если нужна более полная копия, добавьте страницы, на которых есть сведения: персональные данные, регистрация, семейное положение и данные о ранее выданных паспортах.
Объём уточняется по месту оформления
Количество бумажных экземпляров и необходимость заверения могут отличаться. Перед поездкой сверьтесь со списком, который вам выдали по месту оформления.
Что важно
Копию паспорта стоит держать в резервном комплекте, но не печатайте лишние экземпляры без необходимости. Сначала уточните, сколько копий действительно потребуется.
Не уверены, какие страницы и документы копировать?
Уточните список заранее, чтобы не делать лишние копии и не искать недостающие бумаги в день оформления.
Остальные документы
Какие ещё документы можно подготовить в копиях
Помимо паспорта, заранее проверьте документы об образовании, трудовой деятельности, семейном положении и квалификации. В электронный архив можно добавить и другие документы, которые входят в ваш комплект.
Образование
Дипломы, аттестаты и документы об образовании
Если диплом, аттестат или другой документ об образовании входит в ваш комплект, сделайте читаемую копию. Необходимость заверения лучше уточнить заранее.
Уточните необходимость заверения
Трудовая деятельность
Трудовая книжка или сведения о трудовой деятельности
Если нужны сведения о трудовой деятельности, подготовьте копию бумажной трудовой книжки или актуальные сведения в том формате, который у вас есть.
Проверьте актуальность сведений
Семейные документы
Брак, дети и изменение фамилии
Если эти документы относятся к вашей ситуации, подготовьте копии свидетельства о браке, свидетельств о рождении детей и документов о смене фамилии.
Формат копий зависит от требований оформления
Если понадобится
Другие документы и сведения
В электронный архив можно добавить и другие документы, которые входят в ваш комплект или могут понадобиться для сверки данных.
- СНИЛС
- ИНН
- военно-учётный документ
- водительское удостоверение
- документы о квалификации
- банковские реквизиты
Что хранить и в каком виде
Оригинал, бумажная копия и электронный архив
Оригинал
Оригинал остаётся самостоятельным документом. Бумажный или электронный дубль не следует воспринимать как его универсальную замену.
Бумажная копия
Бумажная копия может понадобиться при оформлении. Количество экземпляров и необходимость заверения лучше уточнить заранее.
Электронная копия
Электронные копии удобно хранить для сверки и на случай, если нужно быстро найти данные документа. Оригиналы они не заменяют.
Электронный архив
Как проверить качество электронной копии
Если документы сохраняются в виде сканов или фотографий, заранее проверьте читаемость, полноту изображения страницы и актуальность сведений. Сканы и фотографии должны открываться без увеличения до предела и не обрезать важные данные.
Перед сохранением
Проверьте, что видно всю страницу
Текст и номера
ФИО, номера, даты и другие важные данные должны хорошо читаться.
Края страницы
Изображение документа не должно обрезать края страницы.
Подписи и печати
Подписи и печати должны быть видны полностью, если они есть.
Актуальная версия
После изменения документа или данных сохранённую копию стоит обновить.
Хранение
Защищённая папка или защищённое облачное хранилище
Храните электронные копии в защищённой папке на устройстве или в защищённом облачном хранилище. Не оставляйте документы в открытых чатах, общей галерее или папке, к которой есть доступ у посторонних.
После замены документа
После замены паспорта, смены фамилии, получения нового документа или изменения банковских реквизитов сохраните новую копию и уберите старую, чтобы их не перепутать.
Электронные копии
Как назвать и организовать файлы
Не оставляйте документы под именами вроде IMG_4582 или Scan0007. Разделите архив по понятным папкам и называйте файлы так, чтобы нужную копию можно было найти за несколько секунд.
Как можно разложить Документы/
01_Паспорт
02_Воинский_учёт
03_Образование
04_Семья
05_Банк_и_реквизиты
Примеры названий
Паспорт_главная.pdf Паспорт_регистрация.pdf Диплом_2021.pdf Водительское_удостоверение.pdf Понятное название
Название документа должно быть видно прямо из имени файла — без открытия и просмотра.
Называйте файлы одинаково
Например: вид документа, нужная страница или назначение, а при необходимости — год.
Отдельные папки
Паспорт, образование, семейные и банковские документы лучше разложить по отдельным папкам.
Помечайте старые версии
После замены документа обновите копию. Старую версию либо удалите, либо явно пометьте как архивную.
Для сканов удобно использовать PDF, а для отдельных фотографий — JPG. Важнее всего, чтобы файл хорошо читался, имел понятное название и быстро находился.
Хотите проверить комплект перед поездкой?
Перед поездкой можно ещё раз сверить бумажные и электронные копии с оригиналами.
Где хранить копии
Где хранить копии и что оставить близким
Не держите оригиналы, бумажные копии и единственную электронную копию в одном месте. То, что берёте с собой, положите отдельно, один комплект оставьте дома, а электронные файлы храните в защищённом месте.
Отдельно от копий
Сложите оригиналы в отдельное отделение папки. Так их меньше риск перепутать с бумагами, которые можно передать или оставить.
Резервный комплект дома
Один небольшой комплект копий можно оставить дома в известном близким месте, отдельно от оригиналов.
Защищённая папка или облако
Не храните сканы в открытых чатах и общей галерее. Используйте защищённую папку на устройстве или облачное хранилище с надёжным паролем и, по возможности, двухфакторной защитой.
Отдельный комплект
Что можно оставить близким
Копии основных документов, которые могут понадобиться семье.
Копии семейных документов — если они могут понадобиться близким.
Короткая памятка, где хранятся оригиналы и кому звонить при необходимости.
Нужные реквизиты и сведения о регулярных платежах — только в объёме, который действительно нужен близким.
Не передавайте вместе с копиями секретные данные.
PIN-коды, пароли, коды из SMS, резервные коды и данные для входа в банковские приложения не должны лежать рядом с документами или передаваться в общей папке.
Нужно понять, что оставить близким?
Заранее решите, какие документы, контакты и сведения действительно понадобятся близким.
Требования различаются
Нужно ли делать бумажные копии заранее
Точный порядок зависит от места оформления: где-то копии просят принести заранее, а где-то часть документов копируют на месте. Чтобы не зависеть от этой разницы, подготовьте небольшой резерв и сверьтесь с выданным списком.
Подготовить копии заранее
Подготовьте копии до поездки, если они указаны в вашем списке. Так не придётся искать печать или копировальный центр в день оформления.
Копии делают в пункте отбора
Даже если часть копий делают на месте, оригиналы держите отдельно и проверьте, что все нужные документы взяты с собой.
Сразу разложить оригиналы и копии отдельно
Сложите оригиналы и копии в разные отделения папки. Количество экземпляров и необходимость заверения уточните до поездки.
Главное
Единого количества копий для всех случаев нет. Перед оформлением уточните, сколько экземпляров нужно именно вам и какие из них должны быть заверены.
Что уже передано
Ведите короткий список документов, которые уже передали при оформлении. Отмечайте, где был передан оригинал, а где копия — так проще ничего не потерять.
Перед поездкой
Перед поездкой ещё раз проверьте копии
Сверьте бумажные копии, электронный архив и оригиналы со списком, который вам выдали. Если требования неясны, уточните их до поездки.
